Una volta accertato l’assoggettamento, l’impresa deve creare un processo di compliance permanente. Responsabilità, verifica della clientela, decisioni di rischio, documentazione, aggiornamenti e controlli indipendenti devono consentire di ricostruire ogni decisione.
1. Creare l’organizzazione interna
La direzione resta responsabile del rispetto degli obblighi. Dovrebbe designare un responsabile LRD qualificato e un sostituto e definire per iscritto competenze, escalation e doveri di rapporto.
- Adottare un regolamento LRD e procedure operative.
- Definire il principio dei quattro occhi e i livelli di approvazione.
- Garantire una sostituzione effettiva.
- Formare il personale prima delle attività rilevanti.
- Gestire conflitti di interessi e indipendenza del controllo.
- Prevedere rapporti periodici alla direzione.
Le piccole imprese possono cumulare funzioni in modo pragmatico, ma le decisioni critiche devono essere effettivamente controllate.
2. Chiarire l’affiliazione a un OAD
Gli intermediari finanziari professionali devono in linea di principio affiliarsi a un OAD riconosciuto dalla FINMA. L’OAD sorveglia il rispetto degli obblighi e applica il proprio regolamento nel quadro legale.
Vanno confrontati orientamento settoriale, lingua, condizioni di ammissione, costi, formazione e modello di revisione. L’orientamento su gwg-info.ch suggerisce possibili interlocutori ma non decide in modo vincolante l’ammissione.
Contattare per tempo l’OAD
La procedura richiede informazioni su modello d’affari, responsabili, direttive e controlli. Non va rinviata a poco prima dell’avvio.
3. Identificare la controparte
L’identificazione deve basarsi su documenti affidabili. Per le persone fisiche sono normalmente necessari documenti ufficiali. Per le entità sono rilevanti estratti di registro, statuti, sede, organi e poteri di rappresentanza.
- Registrare la controparte e la forma giuridica.
- Verificare i documenti di identificazione.
- Stabilire rappresentanti e poteri di firma.
- Comprendere scopo e portata attesa della relazione.
- Risolvere divergenze prima dell’approvazione.
I sistemi devono impedire l’esecuzione delle prestazioni prima della conclusione dei controlli.
4. Identificare aventi economicamente diritto e controllanti
Identificare la società non basta. Vanno determinate le persone fisiche che la controllano in ultima istanza o hanno un diritto economico sui beni apportati. Partecipazioni, voti, controllo contrattuale, fiducie e diritti dei beneficiari possono essere rilevanti.
Le dichiarazioni del cliente vanno confrontate con organigrammi, registri, accordi e altre prove. Le strutture complesse richiedono una spiegazione chiara nel dossier.
5. Analisi del rischio e diligenza rafforzata
Ogni relazione riceve una classificazione documentata. I criteri possono includere Paesi, attività, prodotti, volume, complessità della proprietà, esposizione politica e percorsi di pagamento insoliti.
| Livello | Risposta tipica |
|---|---|
| Normale | Identificazione standard, plausibilità e aggiornamenti regolari |
| Accresciuto | Prove aggiuntive, origine approfondita e approvazione superiore |
| Inaccettabile | Rifiuto o cessazione; esame dell’obbligo di comunicazione se necessario |
La classificazione deve cambiare quando mutano proprietà, attività, transazioni o informazioni negative.
6. Sanzioni e altri controlli
Persone ed entità rilevanti devono essere confrontate con le liste di sanzioni applicabili. Secondo il modello possono essere opportuni anche controlli PEP, media negativi e liste interne.
- Documentare data, fonte e parametri di ricerca.
- Analizzare somiglianze di nome invece di scartarle automaticamente.
- Escalare possibili corrispondenze prima della prestazione.
- Ripetere lo screening periodicamente o per eventi definiti.
- Monitorare cambiamenti di liste e diritto.
7. Tenere un dossier LRD completo
Il dossier deve permettere un controllo indipendente. Contiene documenti, motivazioni, decisioni e cronologia.
- Dati di base e prove di identità.
- Rappresentanza e procure.
- Aventi economicamente diritto e struttura di controllo.
- Scopo e contesto della relazione.
- Classificazione, sanzioni e chiarimenti approfonditi.
- Approvazioni, eccezioni, escalation e decisioni.
- Aggiornamenti, autodichiarazioni e corrispondenza.
Campi obbligatori e scadenze standard riducono lacune e informazioni scollegate.
8. Controllo continuo e compiti annuali
Il maggiore cambiamento operativo è spesso la ripetibilità. Le informazioni vanno riesaminate in caso di modifiche e a intervalli definiti. Secondo OAD e modello possono essere necessarie valutazioni annuali, autodichiarazioni, invii e revisioni.
- Aggiornare annualmente dati di clienti e controllo.
- Rinnovare l’analisi del rischio.
- Ripetere i controlli di lista.
- Monitorare documenti di identità in scadenza.
- Inviare all’OAD le informazioni richieste.
- Preparare e svolgere la revisione annuale.
Le scadenze devono essere gestite centralmente e non in calendari personali o fogli isolati.
9. Sospetti e processo MROS
Un sospetto fondato di riciclaggio o finanziamento del terrorismo può comportare una comunicazione all’Ufficio di comunicazione MROS. Il personale deve conoscere il canale di escalation e gli atti da evitare durante l’esame.
La procedura dovrebbe regolare raccolta dei fatti, competenza decisionale, verifica giuridica, riservatezza, documentazione e misure successive.
10. Controllo interno e revisione
Controlli regolari verificano l’applicazione effettiva delle procedure. I campioni dovrebbero coprire onboarding, scadenze, rischio, sanzioni e documentazione delle decisioni.
Le carenze richiedono responsabile, termine e follow-up documentato. I risultati devono migliorare processi, formazione e strumenti.
Domande frequenti
Chi può essere responsabile LRD?
La persona deve avere competenza, autorità e accesso organizzativo adeguati. Vanno rispettati anche i requisiti dell’OAD scelto.
La funzione LRD può essere esternalizzata?
Alcuni compiti possono ricevere supporto esterno, ma responsabilità e capacità decisionale effettiva devono restare nell’impresa.
Con quale frequenza aggiornare i dati dei clienti?
Subito in caso di cambiamenti rilevanti e inoltre nel ciclo periodico previsto, spesso almeno annualmente.
Che cosa copre la revisione annuale?
La portata dipende da legge, regolamento OAD e rischio; di norma include organizzazione, dossier, rischio, liste, scadenze e processi di comunicazione.