GwG-pflichtig: Organisation, Kundendossier und laufende Kontrollen

1. Interne Organisation aufbauen

Die Geschäftsleitung bleibt für die Einhaltung der gesetzlichen Pflichten verantwortlich. Sie sollte eine fachlich geeignete GwG-verantwortliche Person sowie eine Stellvertretung einsetzen und deren Aufgaben, Entscheidungsbefugnisse und Eskalationswege schriftlich festlegen.

• GwG-Reglement und operative Weisungen erlassen.
• Vier-Augen-Prinzip und Freigabestufen für erhöhte Risiken definieren.
• Vertretung bei Abwesenheiten sicherstellen.
• Mitarbeitende vor Aufnahme relevanter Tätigkeiten schulen.
• Interessenkonflikte und Unabhängigkeit der Kontrollfunktion regeln.
• Regelmässige Berichterstattung an die Geschäftsleitung einrichten.

Kleine Unternehmen dürfen Funktionen pragmatisch bündeln, müssen aber trotzdem sicherstellen, dass kritische Entscheide nicht unkontrolliert bleiben. Externe Unterstützung kann sinnvoll sein, entbindet die Geschäftsleitung jedoch nicht von ihrer Verantwortung.

2. Anschluss an eine SRO klären

Berufsmässig tätige Finanzintermediäre müssen sich grundsätzlich einer von der FINMA anerkannten Selbstregulierungsorganisation anschliessen. Die SRO überwacht die Einhaltung der geldwäschereirechtlichen Sorgfaltspflichten und legt im Rahmen ihres Reglements weitere Anforderungen fest.

Bei der Auswahl sind Branchenbezug, geografische Ausrichtung, Sprachen, Aufnahmebedingungen, Gebühren, Weiterbildung und Prüfmodell zu vergleichen. Die Orientierungshilfe auf gwg-info.ch nennt mögliche Anlaufstellen, entscheidet aber nicht verbindlich über Zuständigkeit oder Aufnahme.

3. Vertragspartei identifizieren

Die Identifikation muss anhand verlässlicher Dokumente erfolgen. Bei natürlichen Personen gehören dazu insbesondere amtliche Ausweise. Bei Unternehmen sind Registerauszug, Statuten, Sitz, Organe und Vertretungsbefugnisse zu prüfen.

1. Vertragspartei und Rechtsform erfassen.
2. Identifikationsdokumente prüfen und dokumentieren.
3. Vertreter und Zeichnungsberechtigungen feststellen.
4. Zweck und erwarteten Umfang der Geschäftsbeziehung erheben.
5. Unstimmigkeiten vor Freigabe klären.

Dienstleistungen dürfen erst ausgeführt werden, wenn die vorgeschriebenen Prüfungen abgeschlossen sind. Prozesse müssen deshalb verhindern, dass operative Mitarbeitende aus Zeitdruck vorzeitig starten.

4. Wirtschaftlich berechtigte Personen und Kontrollinhaber

Bei juristischen Personen reicht die Identifikation der Firma nicht. Es sind die natürlichen Personen festzustellen, die das Unternehmen kontrollieren oder an den eingebrachten Vermögenswerten wirtschaftlich berechtigt sind. Je nach Struktur sind Beteiligungen, Stimmrechte, vertragliche Kontrolle, Treuhandverhältnisse und Begünstigtenrechte zu berücksichtigen.

Die Erklärung der Vertragspartei ist zu plausibilisieren. Organigramme, Registerauszüge, Gesellschaftsverträge und weitere Nachweise müssen miteinander übereinstimmen. Komplexe Strukturen benötigen eine verständliche Darstellung im Dossier.

5. Risikoanalyse und zusätzliche Abklärungen

Jede Geschäftsbeziehung erhält eine dokumentierte Risikoeinstufung. Kriterien können Herkunfts- und Wohnsitzländer, Tätigkeit, Produkt, Transaktionsvolumen, Eigentümerstruktur, politische Exponiertheit und ungewöhnliche Zahlungswege sein.

Die Risikoeinstufung ist kein statisches Etikett. Neue Eigentümer, veränderte Geschäftstätigkeit, ungewöhnliche Transaktionen oder negative Informationen können eine sofortige Neubewertung auslösen.

6. Sanktionslisten und weitere Prüfungen

Relevante Personen und Unternehmen sind gegen die anwendbaren Sanktionslisten zu prüfen. Je nach Geschäftsmodell können zusätzliche Prüfungen politisch exponierter Personen, negativer Medien oder interner Ausschlusslisten erforderlich sein.

• Prüfdatum, verwendete Liste und Suchparameter dokumentieren.
• Namensähnlichkeiten fachlich abklären und nicht automatisch verwerfen.
• Treffer vor Ausführung der Dienstleistung eskalieren.
• Periodische oder ereignisbezogene Wiederholungsprüfungen vorsehen.
• Änderungen an Listen und Rechtslage beobachten.

7. GwG-Dossier vollständig führen

Das Dossier muss eine unabhängige Nachprüfung ermöglichen. Es enthält nicht nur Dokumente, sondern auch Begründungen, Entscheidungen und Nachweise über die zeitliche Abfolge.

• Stammdaten der Vertragspartei und Identifikationsnachweise.
• Vertretung, Zeichnungsberechtigung und Vollmachten.
• Wirtschaftlich berechtigte Personen und Kontrollstruktur.
• Zweck und Hintergrund der Geschäftsbeziehung.
• Risikoeinstufung, Sanktionslistenprüfung und Zusatzabklärungen.
• Freigaben, Abweichungen, Eskalationen und Entscheide.
• Spätere Aktualisierungen, Selbstdeklarationen und Korrespondenz.

Standardisierte Pflichtfelder und Fristen reduzieren das Risiko, dass Unterlagen zwar vorhanden, aber unvollständig oder nicht miteinander verknüpft sind.

8. Laufende Kontrolle und jährliche Pflichten

Die grösste Veränderung im Arbeitsalltag liegt häufig in der Wiederholbarkeit. Informationen müssen bei Änderungen und in definierten Intervallen erneut geprüft werden. Dazu gehören je nach SRO und Geschäftsmodell jährliche Risikoeinschätzung, Selbstdeklaration, Einreichung von Unterlagen und Revision.

1. Jährliche Aktualisierung der Kunden- und Kontrollangaben.
2. Erneute Risikobeurteilung und Bestätigung der Einstufung.
3. Wiederholung relevanter Listenprüfungen.
4. Kontrolle ablaufender Identitäts- und Nachweisdokumente.
5. Einreichung verlangter Unterlagen bei der SRO.
6. Vorbereitung und Durchführung der jährlichen Revision.

Fristen sollten zentral gesteuert werden. Persönliche Kalender oder lose Tabellen sind bei mehreren Mandaten anfällig für Ausfälle und fehlende Stellvertretung.

9. Verdachtsfälle und MROS-Prozess

Ein begründeter Verdacht auf Geldwäscherei oder Terrorismusfinanzierung kann eine Meldepflicht an die Meldestelle für Geldwäscherei MROS auslösen. Mitarbeitende müssen wissen, an wen sie Auffälligkeiten melden und welche Handlungen bis zur fachlichen Beurteilung zu unterlassen sind.

Der interne Ablauf sollte Sachverhaltsaufnahme, Entscheidungskompetenz, rechtliche Prüfung, Dokumentation, Vertraulichkeit und weitere Massnahmen regeln. Die Beurteilung komplexer Fälle gehört in fachkundige Hände.

10. Interne Kontrolle und Revision

Regelmässige Kontrollen prüfen, ob Prozesse nicht nur beschrieben, sondern tatsächlich eingehalten werden. Stichproben sollten vollständige Kundenaufnahme, Fristen, Risikoeinstufung, Sanktionslisten und Entscheidungsdokumentation abdecken.

Festgestellte Mängel benötigen Verantwortliche, Fristen und eine dokumentierte Nachkontrolle. Eine Revision ist nicht nur Pflicht, sondern liefert Hinweise, wo Prozesse, Schulung oder technische Unterstützung verbessert werden müssen.