Une fois l’assujettissement confirmé, l’entreprise doit instaurer un processus de conformité durable. Elle doit organiser les responsabilités, les contrôles clients, les décisions de risque, la documentation, les mises à jour et les contrôles indépendants afin que chaque décision puisse être reconstituée.
1. Mettre en place l’organisation interne
La direction reste responsable du respect des obligations. Elle devrait désigner une personne responsable LBA qualifiée ainsi qu’une suppléance et définir par écrit leurs compétences, voies d’escalade et devoirs de rapport.
- Édicter un règlement LBA et des procédures opérationnelles.
- Définir le principe des quatre yeux et les niveaux d’approbation.
- Assurer une suppléance effective.
- Former le personnel avant les activités pertinentes.
- Gérer les conflits d’intérêts et l’indépendance du contrôle.
- Mettre en place des rapports réguliers à la direction.
Les petites entreprises peuvent cumuler certaines fonctions, mais les décisions critiques doivent rester effectivement contrôlées.
2. Clarifier l’affiliation à un OAR
Les intermédiaires financiers exerçant à titre professionnel doivent en principe s’affilier à un OAR reconnu par la FINMA. Celui-ci surveille le respect des obligations de diligence et applique son propre règlement dans le cadre légal.
Il convient de comparer l’orientation sectorielle, la langue, les conditions d’admission, les coûts, la formation et le modèle de révision. L’orientation de gwg-info.ch suggère des contacts possibles, mais ne décide pas de manière contraignante de l’admission.
Contacter l’OAR suffisamment tôt
La procédure d’admission exige des informations sur le modèle d’affaires, les responsables, les directives et les contrôles. Elle ne devrait pas être reportée à la veille du démarrage.
3. Identifier la partie contractante
L’identification doit reposer sur des documents fiables. Pour les personnes physiques, il s’agit en principe de pièces d’identité officielles. Pour les entités, les extraits de registre, statuts, siège, organes et pouvoirs de représentation sont pertinents.
- Enregistrer la partie et sa forme juridique.
- Vérifier les pièces d’identification.
- Établir les représentants et pouvoirs de signature.
- Comprendre le but et l’étendue attendue de la relation.
- Résoudre les divergences avant l’approbation.
Les systèmes doivent empêcher l’exécution de prestations avant la fin des contrôles requis.
4. Identifier les ayants droit économiques et détenteurs du contrôle
Identifier la société ne suffit pas. Il faut déterminer les personnes physiques qui la contrôlent finalement ou qui ont un droit économique sur les actifs apportés. Participations, droits de vote, contrôle contractuel, fiducies et droits des bénéficiaires peuvent être pertinents.
Les déclarations du client doivent être vérifiées à l’aide d’organigrammes, registres, conventions et autres preuves. Les structures complexes nécessitent une explication claire dans le dossier.
5. Analyse des risques et diligence renforcée
Chaque relation reçoit une classification documentée. Les critères peuvent inclure les pays, l’activité, les produits, le volume, la complexité de la propriété, l’exposition politique et les circuits de paiement inhabituels.
| Niveau | Réponse typique |
|---|---|
| Normal | Identification standard, plausibilisation et mise à jour régulière |
| Accru | Preuves supplémentaires, origine approfondie et approbation supérieure |
| Inacceptable | Refus ou fin de la relation; examen d’une communication si nécessaire |
La classification doit évoluer lorsque la propriété, l’activité, les transactions ou les informations négatives changent.
6. Sanctions et autres contrôles
Les personnes et entités pertinentes doivent être comparées aux listes de sanctions applicables. Selon le modèle d’affaires, des contrôles PEP, médias négatifs et listes internes peuvent être nécessaires.
- Documenter la date, la source et les paramètres de recherche.
- Analyser les similitudes de noms au lieu de les écarter automatiquement.
- Escalader les correspondances possibles avant la prestation.
- Répéter les contrôles périodiquement ou lors d’événements définis.
- Surveiller les changements de listes et de droit.
7. Tenir un dossier LBA complet
Le dossier doit permettre un contrôle indépendant. Il contient les pièces, mais aussi les motifs, décisions et dates.
- Données de base et preuves d’identité.
- Représentation et procurations.
- Ayants droit économiques et structure de contrôle.
- But et arrière-plan de la relation.
- Classification, sanctions et clarifications renforcées.
- Approbations, exceptions, escalades et décisions.
- Mises à jour, autodéclarations et correspondance.
Des champs obligatoires et délais standardisés réduisent les lacunes et informations non reliées.
8. Contrôle continu et tâches annuelles
Le principal changement opérationnel réside souvent dans la répétition. Les informations doivent être réexaminées en cas de changement et selon des intervalles définis. Selon l’OAR et le modèle d’affaires, des analyses annuelles, autodéclarations, remises et révisions peuvent être nécessaires.
- Actualiser chaque année les données clients et de contrôle.
- Renouveler l’analyse des risques.
- Répéter les contrôles de listes.
- Suivre les pièces d’identité arrivant à échéance.
- Remettre les informations exigées à l’OAR.
- Préparer et réaliser la révision annuelle.
Les délais devraient être gérés centralement et non dans des calendriers personnels ou feuilles isolées.
9. Soupçons et processus MROS
Un soupçon fondé de blanchiment ou de financement du terrorisme peut entraîner une communication au Bureau de communication en matière de blanchiment d’argent MROS. Le personnel doit connaître la voie d’escalade et les actes à éviter pendant l’analyse.
La procédure devrait régler la collecte des faits, la compétence de décision, l’examen juridique, la confidentialité, la documentation et les mesures suivantes.
10. Contrôle interne et révision
Des contrôles réguliers vérifient l’application réelle des procédures. Les échantillons devraient couvrir l’entrée en relation, les délais, les risques, les sanctions et les décisions.
Les lacunes nécessitent un responsable, un délai et un suivi documenté. Les résultats de révision doivent améliorer les processus, la formation et les outils.
Questions fréquentes
Qui peut être responsable LBA?
La personne doit disposer des connaissances, de l’autorité et de l’accès organisationnel nécessaires. Les exigences de l’OAR choisi sont également à respecter.
La fonction LBA peut-elle être externalisée?
Certaines tâches peuvent être soutenues de l’extérieur, mais la responsabilité et la capacité de décision effective doivent rester dans l’entreprise.
À quelle fréquence actualiser les données clients?
Immédiatement lors de changements pertinents et en plus selon le cycle périodique prévu, souvent au moins annuellement.
Que couvre la révision annuelle?
La portée dépend du droit, du règlement OAR et du risque; elle inclut généralement l’organisation, les dossiers, les risques, les listes, les délais et les procédures de communication.