Attuazione pratica
Assoggettati alla LRD: che cosa significa per la vostra impresa?
L’assoggettamento non riguarda soltanto singoli moduli. Può comportare nuovi processi per l’acquisizione dei clienti, la valutazione dei rischi, la gestione dei dossier e il controllo continuo.
Gli obblighi concreti dipendono dal tipo di assoggettamento e dal modello aziendale. I punti seguenti mostrano quali compiti organizzativi e specialistici devono essere normalmente preparati.
Chiarire in modo definitivo l’assoggettamento
Un’autoverifica è un punto di partenza. Prima di creare nuovi processi, l’assoggettamento dovrebbe essere valutato in modo conclusivo sulla base delle prestazioni e dei ruoli effettivi.
Determinare vigilanza e competenza
Occorre chiarire quale organizzazione di vigilanza è competente e chi assume internamente la responsabilità specialistica.
Creare l’organizzazione interna
Occorre designare le persone responsabili, emanare le direttive e i regolamenti necessari e garantire il perfezionamento e la formazione.
Identificare le controparti contrattuali
Prima di avviare una relazione d’affari assoggettata occorre raccogliere e verificare i dati e i documenti d’identità necessari.
Accertare le persone aventi economicamente diritto
Deve essere possibile ricostruire quali persone fisiche controllano effettivamente un’impresa, una struttura o i valori patrimoniali apportati.
Comprendere scopo e retroscena
L’impresa deve comprendere perché viene avviata la relazione d’affari e se le operazioni previste corrispondono al profilo conosciuto.
Tenere un dossier completo
Verifiche, documenti, classificazioni del rischio, chiarimenti supplementari e decisioni devono essere documentati in modo tracciabile.
Rilevare sistematicamente i rischi
Clienti, relazioni d’affari e operazioni devono essere classificati secondo criteri comprensibili.
Verificare le liste di sanzioni
Le controparti contrattuali, le persone aventi economicamente diritto e gli altri soggetti rilevanti devono essere confrontati con le liste di sanzioni conformemente alle prescrizioni applicabili.
Approfondire le anomalie
Situazioni insolite o contraddittorie richiedono chiarimenti supplementari sul retroscena, sullo scopo e sull’origine dei valori patrimoniali.
Gestire correttamente i casi sospetti
Per possibili casi sospetti occorrono una procedura interna chiara, decisioni documentate e percorsi di escalation definiti.
Aggiornare costantemente le informazioni
Le modifiche riguardanti partecipazioni, organi, attività aziendali, modalità di pagamento o rischi devono essere riconosciute e trattate.
Preparare una valutazione annuale dei rischi
I rischi relativi all’impresa e alla clientela devono essere valutati, documentati e, se necessario, adeguati ogni anno.
Preparare l’autodichiarazione annuale
L’autodichiarazione richiesta deve essere preparata, approvata internamente e presentata entro i termini.
Presentare annualmente i documenti all’OAD
I documenti e le prove richiesti dall’organismo di autodisciplina competente devono essere presentati integralmente e nei termini.
Preparare la revisione annuale
La revisione annuale deve essere preparata sul piano organizzativo. I rilievi e le misure che ne derivano devono essere documentati in modo tracciabile.
Controllare regolarmente l’attuazione
I processi non devono soltanto essere descritti, ma anche applicati nella pratica quotidiana, documentati e verificati regolarmente.
Che cosa rientra tipicamente in un dossier LRD?
- Identificazione della controparte contrattuale
- Poteri di rappresentanza e di firma
- Dati sulla persona avente economicamente diritto
- Dati sui detentori del controllo e sulle strutture proprietarie
- Scopo e retroscena della relazione d’affari
- Classificazione del rischio e motivazione
- Chiarimenti supplementari in caso di rischio elevato
- Decisioni, approvazioni e commenti interni
- Prove relative a operazioni o negozi giuridici
- Prove degli aggiornamenti e dei controlli periodici
Che cosa cambia nel lavoro quotidiano?
I servizi possono essere prestati soltanto dopo l’identificazione della controparte contrattuale. Il cambiamento maggiore, tuttavia, spesso non consiste in una singola verifica, bensì nella ripetibilità. Le informazioni devono essere raccolte in modo strutturato, valutate in modo comprensibile, documentate integralmente e verificate nuovamente in caso di cambiamenti. Senza responsabilità chiare, processi e una rilevazione sistematica, si creano rapidamente lacune tra acquisizione dei clienti, cura dei dossier e controllo continuo.
Prima chiarire, poi attuare
Prima di introdurre processi o sistemi complessi, occorre stabilire quali attività sono effettivamente assoggettate e quali obblighi si applicano all’impresa concreta.
Orientamento e passi successivi
La verifica gratuita aiuta nella prima valutazione. Dopo il risultato potete richiedere via e-mail il risultato dettagliato e abbonarvi separatamente alle informazioni specialistiche sugli sviluppi giuridici.