Praktische Umsetzung
GwG-pflichtig: Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?
Eine Unterstellung betrifft nicht nur einzelne Formulare. Sie kann neue Abläufe bei Kundenaufnahme, Risikobeurteilung, Dossierführung und laufender Kontrolle auslösen.
Welche Pflichten konkret gelten, hängt von der Art der Unterstellung und vom Geschäftsmodell ab. Die folgenden Punkte zeigen, welche organisatorischen und fachlichen Aufgaben typischerweise vorbereitet werden müssen.
Unterstellung verbindlich klären
Ein Selbstcheck ist ein Ausgangspunkt. Vor dem Aufbau neuer Prozesse sollte die Unterstellung anhand der tatsächlichen Leistungen und Rollen abschliessend beurteilt werden.
Aufsicht und Zuständigkeit bestimmen
Es ist zu klären, welche Aufsichtsorganisation zuständig ist und wer intern die fachliche Verantwortung übernimmt.
Interne Organisation aufbauen
Verantwortliche Personen sind einzusetzen, die notwendigen Weisungen und Reglemente zu erlassen sowie Weiterbildung und Schulung sicherzustellen.
Vertragsparteien identifizieren
Vor Aufnahme einer erfassten Geschäftsbeziehung sind die notwendigen Angaben und Identitätsnachweise einzuholen und zu prüfen.
Wirtschaftlich berechtigte Personen feststellen
Es muss nachvollziehbar sein, welche natürlichen Personen ein Unternehmen, eine Struktur oder die eingebrachten Vermögenswerte tatsächlich kontrollieren.
Zweck und Hintergrund verstehen
Das Unternehmen muss verstehen, weshalb die Geschäftsbeziehung aufgenommen wird und ob die geplanten Geschäfte zum bekannten Profil passen.
Ein vollständiges Dossier führen
Prüfungen, Unterlagen, Risikoeinstufungen, zusätzliche Abklärungen und Entscheide müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.
Risiken systematisch erfassen
Kundinnen, Kunden, Geschäftsbeziehungen und Transaktionen müssen nach nachvollziehbaren Kriterien eingestuft werden.
Sanktionslisten prüfen
Vertragsparteien, wirtschaftlich berechtigte Personen und weitere relevante Beteiligte sind gemäss den anwendbaren Vorgaben mit Sanktionslisten abzugleichen.
Auffälligkeiten vertieft abklären
Ungewöhnliche oder widersprüchliche Sachverhalte erfordern zusätzliche Abklärungen zu Hintergrund, Zweck und Herkunft der Vermögenswerte.
Verdachtsfälle richtig behandeln
Für mögliche Verdachtsfälle braucht es einen klaren internen Ablauf, dokumentierte Entscheidungen und definierte Eskalationswege.
Informationen laufend aktualisieren
Änderungen bei Beteiligungen, Organen, Geschäftstätigkeiten, Zahlungswegen oder Risiken müssen erkannt und verarbeitet werden.
Jährliche Risikoeinschätzung erstellen
Die unternehmensbezogenen und kundenbezogenen Risiken sind jährlich zu beurteilen, zu dokumentieren und bei Bedarf anzupassen.
Jährliche Selbstdeklaration vorbereiten
Die verlangte Selbstdeklaration ist fristgerecht vorzubereiten, intern freizugeben und einzureichen.
Unterlagen jährlich bei der SRO einreichen
Die von der zuständigen Selbstregulierungsorganisation verlangten Unterlagen und Nachweise sind vollständig und fristgerecht einzureichen.
Jährliche Revision vorbereiten
Die jährliche Revision ist organisatorisch vorzubereiten. Feststellungen und daraus abgeleitete Massnahmen sind nachvollziehbar zu dokumentieren.
Umsetzung regelmässig kontrollieren
Die Prozesse müssen nicht nur beschrieben, sondern im Alltag angewendet, dokumentiert und regelmässig überprüft werden.
Was gehört typischerweise in ein GwG-Dossier?
- Identifikation der Vertragspartei
- Vertretungs- und Zeichnungsberechtigungen
- Angaben zur wirtschaftlich berechtigten Person
- Angaben zu Kontrollinhabern und Eigentumsstrukturen
- Zweck und Hintergrund der Geschäftsbeziehung
- Risikoeinstufung und Begründung
- Zusätzliche Abklärungen bei erhöhtem Risiko
- Entscheide, Freigaben und interne Kommentare
- Belege zu Transaktionen oder Rechtsvorgängen
- Nachweise über Aktualisierungen und periodische Kontrollen
Was verändert sich im Arbeitsalltag?
Dienstleistungen dürfen erst nach Identifizierung der Vertragspartei ausgeführt werden. Die grösste Veränderung liegt aber häufig nicht in einer einzelnen Prüfung, sondern in der Wiederholbarkeit. Informationen müssen strukturiert erhoben, nachvollziehbar beurteilt, vollständig dokumentiert und bei Änderungen erneut geprüft werden. Ohne klare Zuständigkeiten, Prozesse und systematische Erfassung entstehen schnell Lücken zwischen Kundenaufnahme, Dossierpflege und laufender Kontrolle.
Zuerst klären, dann umsetzen
Bevor umfangreiche Prozesse oder Systeme eingeführt werden, sollte feststehen, welche Tätigkeiten tatsächlich unterstellt sind und welche Pflichten für das konkrete Unternehmen gelten.
Orientierung und nächste Schritte
Der kostenlose Check hilft bei der ersten Einordnung. Nach dem Resultat können Sie das ausführliche Ergebnis per E-Mail anfordern und Fachinformationen zu rechtlichen Entwicklungen separat abonnieren.