Mise en œuvre pratique
Soumis à la LBA: qu’est-ce que cela signifie pour votre entreprise?
Un assujettissement ne concerne pas seulement certains formulaires. Il peut entraîner de nouveaux processus pour l’entrée en relation avec la clientèle, l’évaluation des risques, la tenue du dossier et la surveillance continue.
Les obligations concrètes dépendent du type d’assujettissement et du modèle d’affaires. Les points suivants montrent quelles tâches organisationnelles et spécialisées doivent généralement être préparées.
Clarifier définitivement l’assujettissement
Un auto-contrôle constitue un point de départ. Avant de mettre en place de nouveaux processus, l’assujettissement devrait être évalué de manière définitive sur la base des prestations et rôles effectivement exercés.
Déterminer la surveillance et les responsabilités
Il faut déterminer quel organisme de surveillance est compétent et qui assume la responsabilité spécialisée en interne.
Mettre en place l’organisation interne
Il convient de désigner les personnes responsables, d’édicter les directives et règlements nécessaires et d’assurer la formation initiale et continue.
Identifier les parties contractantes
Avant d’établir une relation d’affaires couverte, les informations et justificatifs d’identité nécessaires doivent être obtenus et vérifiés.
Identifier les ayants droit économiques
Il doit être possible de déterminer quelles personnes physiques contrôlent effectivement une entreprise, une structure ou les avoirs apportés.
Comprendre le but et l’arrière-plan
L’entreprise doit comprendre pourquoi la relation d’affaires est établie et si les opérations envisagées correspondent au profil connu.
Tenir un dossier complet
Les contrôles, documents, classifications des risques, clarifications supplémentaires et décisions doivent être documentés de manière traçable.
Recenser systématiquement les risques
Les clientes, clients, relations d’affaires et transactions doivent être classés selon des critères traçables.
Contrôler les listes de sanctions
Les parties contractantes, les ayants droit économiques et les autres personnes concernées doivent être comparés aux listes de sanctions conformément aux prescriptions applicables.
Approfondir les situations inhabituelles
Les faits inhabituels ou contradictoires exigent des clarifications supplémentaires concernant l’arrière-plan, le but et l’origine des avoirs.
Traiter correctement les cas suspects
Les cas potentiellement suspects nécessitent une procédure interne claire, des décisions documentées et des voies d’escalade définies.
Mettre continuellement les informations à jour
Les changements concernant les participations, les organes, les activités, les modes de paiement ou les risques doivent être détectés et traités.
Établir une évaluation annuelle des risques
Les risques liés à l’entreprise et à la clientèle doivent être évalués et documentés chaque année, puis adaptés si nécessaire.
Préparer l’auto-déclaration annuelle
L’auto-déclaration requise doit être préparée dans les délais, approuvée en interne et déposée.
Remettre chaque année les documents à l’OAR
Les documents et justificatifs exigés par l’organisme d’autorégulation compétent doivent être remis intégralement et dans les délais.
Préparer la révision annuelle
La révision annuelle doit être préparée sur le plan organisationnel. Les constatations et les mesures qui en découlent doivent être documentées de manière traçable.
Contrôler régulièrement la mise en œuvre
Les processus ne doivent pas seulement être décrits, mais aussi appliqués au quotidien, documentés et contrôlés régulièrement.
Que contient généralement un dossier LBA?
- Identification de la partie contractante
- Pouvoirs de représentation et droits de signature
- Informations sur l’ayant droit économique
- Informations sur les détenteurs du contrôle et les structures de propriété
- But et arrière-plan de la relation d’affaires
- Classification du risque et justification
- Clarifications supplémentaires en cas de risque accru
- Décisions, validations et commentaires internes
- Pièces justificatives relatives aux transactions ou aux actes juridiques
- Justificatifs des mises à jour et contrôles périodiques
Qu’est-ce qui change dans le travail quotidien?
Les prestations ne peuvent être exécutées qu’après l’identification de la partie contractante. Le changement le plus important ne réside toutefois souvent pas dans un contrôle isolé, mais dans la répétabilité. Les informations doivent être recueillies de manière structurée, évaluées de façon traçable, documentées intégralement et contrôlées à nouveau en cas de changement. Sans responsabilités, processus et saisie systématique clairement définis, des lacunes apparaissent rapidement entre l’entrée en relation avec la clientèle, la tenue du dossier et la surveillance continue.
Clarifier d’abord, mettre en œuvre ensuite
Avant d’introduire des processus ou systèmes étendus, il faut déterminer quelles activités sont effectivement soumises et quelles obligations s’appliquent à l’entreprise concernée.
Orientation et prochaines étapes
Le contrôle gratuit aide à effectuer un premier classement. Après le résultat, vous pouvez demander le résultat détaillé par e-mail et vous abonner séparément aux informations spécialisées sur les évolutions juridiques.